各區(qū)縣住建局、發(fā)改委，西咸新區(qū)住建局、發(fā)改委，各開發(fā)區(qū)住建管理部門、發(fā)改部門，各招標(biāo)人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)：
為規(guī)范我市房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程（以下簡稱“工程”）招投標(biāo)檔案管理，統(tǒng)一招標(biāo)投標(biāo)過程中檔案資料的收集、整理和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國檔案法》、國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328—2019）等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我市實(shí)際，現(xiàn)就做好工程招標(biāo)投標(biāo)檔案管理工作通知如下：
一、本通知所稱房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目招投標(biāo)檔案（以下簡稱招投標(biāo)檔案），是指納入建設(shè)行政主管部門監(jiān)管范圍的工程項(xiàng)目在招投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。主要包括：工程招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)和中標(biāo)的各類資料；處理異議和投訴過程中的各類資料；現(xiàn)場(chǎng)取證和組織質(zhì)證活動(dòng)中的各類資料；其他應(yīng)歸檔的各類資料。
二、各級(jí)招標(biāo)監(jiān)管部門、建設(shè)單位（招標(biāo)人）、工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位招投標(biāo)檔案收集、整理、匯總工作，并對(duì)檔案資料的完整性和真實(shí)性負(fù)責(zé)。實(shí)行電子化招標(biāo)的工程招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)過程形成的電子資料由市公共資源交易中心負(fù)責(zé)收集，并推送至交易平臺(tái)供招標(biāo)人或其委托代理機(jī)構(gòu)下載。
三、各級(jí)招標(biāo)監(jiān)管部門、建設(shè)單位（招標(biāo)人）、工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)本單位工程招投標(biāo)檔案管理，檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。
四、各級(jí)招標(biāo)監(jiān)管部門的項(xiàng)目經(jīng)辦人應(yīng)在監(jiān)管過程中及時(shí)收集、整理、保存需要存檔的各類資料，將各自收集齊全的歸檔資料交本單位檔案管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好交接工作。
五、各級(jí)招標(biāo)監(jiān)管部門負(fù)責(zé)整理的招投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)包括如下內(nèi)容,并按順序組卷存檔（詳見附件招投標(biāo)監(jiān)管機(jī)構(gòu)卷內(nèi)目錄式樣），存檔期為5年。
六、建設(shè)單位和工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理的招投標(biāo)檔案應(yīng)當(dāng)包括如下內(nèi)容,并按順序組卷存檔（詳見附件建設(shè)單位和工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)卷內(nèi)目錄式樣），存檔期為15年。未中標(biāo)單位的資格預(yù)審申請(qǐng)文件、投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)自合同簽訂之日起，保存六個(gè)月后方可處理。
實(shí)行電子化招標(biāo)的工程，組卷存檔內(nèi)容可為電子資料。
七、工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目經(jīng)辦人應(yīng)在招標(biāo)項(xiàng)目代理過程中及時(shí)收集、整理、保存所有需要?dú)w檔的各種招投標(biāo)資料，在完成其招標(biāo)代理工作任務(wù)或招標(biāo)人和中標(biāo)人簽訂書面合同后，并在投標(biāo)有效期內(nèi)將組卷歸檔的招投標(biāo)檔案資料一式兩份分別移交本單位檔案管理人員和建設(shè)單位檔案管理人員。工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。
八、各單位檔案管理人員在收到歸檔的招標(biāo)投標(biāo)資料后，應(yīng)及時(shí)登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、驗(yàn)收、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2019）的要求。
九、市公共資源交易中心負(fù)責(zé)保存工程招投標(biāo)過程中在工程招投標(biāo)交易、服務(wù)、監(jiān)管電子化平臺(tái)所形成的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等電子資料及相關(guān)影像資料，保存期限為15年。
十、歸檔的招投標(biāo)文件材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，需要單位或個(gè)人簽字蓋章的，其簽字蓋章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水等耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料。計(jì)算機(jī)輸出文字和圖件應(yīng)使用激光打印機(jī)，不應(yīng)使用色帶式打印機(jī)、水性墨打印機(jī)和熱敏打印機(jī)。所有存檔的文件材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297㎜×210㎜）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。
十一、歸檔的招投標(biāo)電子文件應(yīng)采用下表所列開放式文件格式或通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)。專用軟件產(chǎn)生的非通用格式的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式。
歸檔的招投標(biāo)電子文件應(yīng)包含元數(shù)據(jù)，保證文件的完整性和有效性。元數(shù)據(jù)應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》CJJ/T187的規(guī)定。
歸檔的招投標(biāo)電子文件應(yīng)采用電子簽名等手段，所載內(nèi)容應(yīng)真實(shí)和可靠。其內(nèi)容必須與其紙質(zhì)檔案一致。
存儲(chǔ)移交電子檔案的載體應(yīng)經(jīng)過檢測(cè)，應(yīng)無病毒、無數(shù)據(jù)讀寫故障，并應(yīng)確保接收方能通過適當(dāng)設(shè)備讀出數(shù)據(jù)。
十二、招投標(biāo)檔案原則上只為招標(biāo)人（招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)）、投標(biāo)人以及有關(guān)行政執(zhí)法部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、司法機(jī)關(guān)等提供查詢服務(wù)。招標(biāo)人（招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)）只能查閱本單位招標(biāo)項(xiàng)目檔案，投標(biāo)人只能查閱本單位的投標(biāo)文件。查閱、摘抄或復(fù)印招投標(biāo)檔案資料，必須履行批準(zhǔn)、登記手續(xù),并出具單位介紹信或委托書。查閱檔案時(shí)，必須精心愛護(hù)，不得拆卷、抽頁、涂改、銷毀。
十三、各級(jí)招投標(biāo)監(jiān)管部門應(yīng)將招投標(biāo)檔案管理作為“雙隨機(jī)、一公開”檢查內(nèi)容之一，對(duì)存在管理制度不健全、管理工作不重視、檔案不完整等問題的招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，應(yīng)要求其立即整改，情節(jié)嚴(yán)重的作為不良行為計(jì)入企業(yè)信用檔案。
十四、建設(shè)行政部門執(zhí)法檢查時(shí)，招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)主動(dòng)配合出示檔案。
十五、任何單位和個(gè)人不得擅自損毀存檔備查的招標(biāo)投標(biāo)檔案。資料達(dá)到保存期限需要銷毀的，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定處理。銷毀招標(biāo)投標(biāo)檔案必須登記造冊(cè)。
2.卷內(nèi)目錄式樣（監(jiān)管機(jī)機(jī)）
3.卷內(nèi)目錄式樣（建設(shè)單位和代理機(jī)構(gòu)）
西安市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局 西安市發(fā)展和改革委員會(huì)
2022年3月21日
